همه ما وقتی واژه ” مدیریت زمان ” را می شنویم، می دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می آید. در واقع به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم. یا اینکه چطور به همه کارهای خودمان در زمان مشخص مدنظرمان برسیم. در حقیقت افراد به علت اینکه نمی توانند کارهای خود را طبق برنامه پیش ببرند، به فکر این مهارت می افتند. مدیریت زمان نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر میزان زمان صرف شده برای فعالیت های خاص، به ویژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره وری است.

اگر بخواهیم یک تعریف ساده در مورد مدیریت زمان داشته باشیم، می توانیم این گونه بگوییم که:

مدیریت زمان یعنی استفاده درست و بجا از زمانی که در اختیار داریم؛ شناخت دایره کنترل و انتخاب های موثر در جای درست و زمان درست.

مدیریت زمان خوب مساوی است با تعادل زندگی و لذت بردن از آن.

اهمیت توجه به مدیریت زمان :

مدیریت زمان خوب به شما این امکان را می دهد که:

• در زمان کوتاه تری به نتایج مد نظرتان برسید.
• استرس کمتری را تجربه کنید.
• انضباط شخصی بیشتری داشته باشید.
• از اتلاف وقت شما جلوگیری شود.
• آمادگی بیشتری برای انجام کارهای غیر مترقبه و پیش بینی نشده د اشته باشید.
• احساس سر درگمی نداشته باشید.

باورهای رایج اشتباه در مورد مدیریت زمان

در مورد مدیریت زمان باورهای غلطی وجود دارد که به چند نمونه آن اشاره می کنیم :

• هرچقدر بیشتر کار کنیم ، بازدهی بیشتری داریم و بیشتر بدست می آوریم.
• پرکار بودن یعنی ارزشمند بودن و کم کاری یعنی احساس گناه.
• همه کارها را خودمان انجام بدهیم ، چون کسی بهتر از خودمان بلد نیست انجام دهد.
• انضباط و آزادی مخالف هم هستند.
• دنیا منصفانه رفتار می کند و اگر تفاوتی را دیدیم باید حسرت بخوریم و به دنبال رفع این تفاوت باشیم.
• داشتن تفکرات کودکانه ؛ اگر تلاش کنی حتما موفق می شوی…

راهکار های مدیریت زمان

در اکثر منابع و نوشته ها به راهکارهای مدیریت زمان اشاره می شود، اما در اینجا می خواهیم روشی متفاوت در مورد مدیریت زمان به شما بیاموزیم. ما می خواهیم عواملی که باعث اتلاف وقت ما می شوند را شناسایی کنیم و از پس این شناخت بتوانیم راهکارهای مناسب با شرایط خودمان برای استفده بهینه از وقت را طراحی کنیم.

در اینجا به ۱۰ عامل اتلاف کننده وقت اشاره می کنیم:

۱- روابط بیهوده : یک برگه کاغذ بدارید. یک طرف آن تمام ارتباطاتی که دارید بنویسید. ( با چه کسانی در تعامل روزانه هستید؟ با چه کسانی چت می کنید؟ صفحات اجتماعی چه کسانی را دنبال می کنید؟ با چه کسانی به تفریح و مسافرت می روید؟ و … )

در روی دیگر کاغذ اهدافتان را بنویسید. حالا بررسی کنید چقدر از این ارتباطاتی که دارید به اهداف شما مرتبط است و شما را در رسیدن به خواسته هایتان یاری می کند.

۲- روابط عاطفی خراب : خیلی مواقع افراد به خاطر ترس از تنهایی به روابط بی ارزش و ناکارامد ادامه می دهند، به امید اینکه طرف مقابل دست از این رابطه بکشد. این کار وقت و انرژی زیادی از شما می گیرد. همچنین سلامت روان و عزت نفس شما را به خطر می اندازد.

۳- گم شدن وسایل : بررسی کنید در طول روز چقدر زمان به پیدا کردن دسته کلید، جوراب گمشده، لباس، فایل های نام گذاری نشده در کامپیوتر شخصی، شارژر و… اختصاص می دهید. بیش از ده ها ساعت در طول ماه به پیدا کردن وسایلمان میگذرد. برای خود این قانون را در نظر بگیرید :

هر چیزی فقط یک جا می تواند داشته باشد !

برای دسترسی راحت به وسیله هایتان برای آن‌ها جایی مشخص در نظر بگیرید و همیشه همان جا قرار دهید. تمام فایل های دیجیتال را نام گذاری کنید تا راحت دسترسی پیدا کنید.

۴- انجام کارهای غیر مهم : برای انجام کارها یک ملاک در نظر بگیریم و با توجه به آن تعیین کنیم مهم ترین کارهایی که باید انجام بدهیم کدامند.

ملاک انجام کار : کاری که بیشترین سود دهی و نتیجه ای سریع تر داشته باشد .

به این ترتیب متوجه می شویم که باقی کارها را یا باید واسپاری کنیم، یا انجام ندهیم و یا حداقل باید به زمانی دیگر موکول کرد.

۵- عادات ناسالم : تماشای بیش از حد تلویزیون، استفاده بیش از حد از موبایل، روشن بودن دائم رادیو، خوردن از روی بی حوصلگی عاداتی هستند که باعث تلف شدن وقت ما می شوند .

۶- تعارفات بیهوده و نبود شهامت : زمانی که در خواستی را به راحتی رد نمی کنیم در حالی که قادر یا مایل به انجام آن نیستیم و برای خود تعهد بیهوده ایجاد می کنیم، زمانی که تعارف را کنار نمی گذاریم و چیزی را شفاف و دقیق نمی کنیم، در حال از بین بردن زمانمان هستیم.

۷- تکرار های بیهوده : چک کردن پیام ها و ایمیل وقتی نمی توانیم در آن لحظه پاسخگو باشیم باعث می شود مجددا زمان دیگری را به این کار اختصاص دهیم. دوباره کاری ها زمان ما را به هدر می دهند.

وقتی به دلیل نداشتن تمرکز کافی اصرار به انجام کاری در زمان حاضر می کنیم و نتیجه مطلوب را نمیگیریم، باعث اتلاف وقت ما می شود.

۸- نگران حرف دیگران بودن : وقتی نگران نظرات دیگران در مورد ظاهرمان هستیم، وقتی به دنبال رضایت همه اطرافیانمان باشیم، اخبار دیگران را دنبال می کنیم، برای ارزشمند جلوه دادن خود جلسات بیهوده و بی محتوا برگزار می کنیم، در واقع در حال از دست دادن مهمترین دارایی مان هستیم.

۹- سرمایه گذاری های کوتاه مدت نداشتن : مثل توجه نکردن به سلامتی جسممان، حل نکردن مسائل کوچک اما انرژی بر

۱۰- استفاده نکردن از زمان های بدون بازده : زمانی که در مسیر رفت وبرگشت هستیم، می توانیم کارهایی که نیاز به انرژی کمتری دارد انجام بدهیم. مثل چک کردن پیام ها و پاسخ دادن به تماس ها.

زمان هایی که خسته هستیم به کارهایی مثل تماشای فیلم و تفریح با دوستان بپردازیم ؛ نه در زمان هایی که می توانیم عملکرد موثرو کارامد بهتری داشته باشیم .

سخن آخر

در کنار اهمیتی که مدیریت زمان دارد و سرعت شما را در رسیدن به خواسته هایتان افزایش می دهد، ضروری است که به چند نکته دقت کافی داشته باشید:

• توجه کافی به روابطتان داشته باشید. وقتی درگیر انجام کاری مهم هستید به عزیزانتان بگویید مشغول چه هستید که مشغولیت زیاد شما باعث شوک شدنشان نشود. ممکن است زمان کمتری داشته باشید، کلافگی بیشتری را تجربه کنید و نیاز به همراهی و حمایت آن‌ها دارید. به آن‌ها اطلاعات کافی از روند کار و زمانی که در اختیار دارید، بدهید .
• در کار کردن و رسیدن به خواسته هایتان خاکستری نباشید. بدین معنا که  در زمان مشغول بودن به انجام کاری سخت کار کنید وکاملا متمرکز باشد و در زمان تفریح کردن سخت استراحت کنید.
• سعی کنید نوع استراحت و کارتان کاملا با هم متفاوت باشد.

مثلا اگر در فضایی بسته کار می کنید، برای استراحت در فضایی باز قرار بگیرید. استراحتتان همراه با فعالیت بدنی باشد و ترجیحا در جمع و با کسانی باشد که دوستشان دارید.